Die passende
Eventlocation auswählen
Worauf Planer wirklich achten müssen – fünf Kernkriterien für eine fundierte Location-Entscheidung.
Warum die Location alles verändert
Die Wahl der Location ist eine der weitreichendsten Entscheidungen bei der Veranstaltungsplanung. Sie bestimmt nicht nur die Logistik und das Budget, sondern maßgeblich auch die Wahrnehmung der Gäste und die Atmosphäre des gesamten Tages.
Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, sollten Planer die folgenden fünf Kernkriterien systematisch prüfen – und Emotion durch belastbare Kriterien ergänzen.
1. Zweck und Zielsetzung der Veranstaltung
Bevor eine Besichtigung stattfindet, muss das Anforderungsprofil definiert sein. Eine Location, die für eine festliche Gala perfekt ist, kann für einen agilen Workshop ungeeignet sein.
- AtmosphärePasst der Stil – Industrial Look, modernes Loft oder klassischer Konferenzraum – zur Corporate Identity und zum Thema des Events?
- FlexibilitätLassen sich die Räume modular nutzen? Gibt es Optionen für Breakout-Sessions abseits des Hauptraums?
2. Kapazität und Raumaufteilung
Die reine Quadratmeterzahl ist oft trügerisch. Entscheidend ist die nutzbare Fläche in Abhängigkeit von der Bestuhlungsform.
- BestuhlungsartenEin Raum, der 100 Personen in Theaterbestuhlung fasst, bietet bei parlamentarischer Bestuhlung mit Tischen oft nur Platz für 40 bis 50 Personen.
- LaufwegePlanen Sie ausreichend Platz für Buffet-Stationen, Technik-Pulte und Laufwege ein, damit keine Engpässe entstehen.
3. Erreichbarkeit, Lage und Infrastruktur
Besonders in Ballungsräumen wie dem Rhein-Main-Gebiet ist die geografische Lage ein kritischer Erfolgsfaktor.
- VerkehrsanbindungWie ist die Erreichbarkeit mit ÖPNV und Autobahn? Lagen an Verkehrsknotenpunkten außerhalb des Stadtkerns umgehen oft die Stauanfälligkeit der Innenstädte.
- ParksituationStehen ausreichend Parkplätze zur Verfügung oder gibt es Kooperationen mit nahegelegenen Parkhäusern?
- BarrierefreiheitSind alle Ebenen, Sanitäreinrichtungen und Außenbereiche für alle Gäste problemlos zugänglich?
4. Technische Ausstattung und Konnektivität
In der modernen Eventplanung ist die Technik kein Extra mehr, sondern Grundvoraussetzung.
- Digitale InfrastrukturIst eine ausreichende Internet-Bandbreite (Glasfaser) vorhanden, um Live-Streaming oder hybride Formate ohne Verzögerung zu realisieren?
- FestinstallationenVerfügt die Location über installierte Beamer, Leinwände und eine professionelle Beschallung? Fest installierte Technik reduziert Aufbauzeiten und Fehlerquote.
5. Logistik und Catering-Anbindung
Die Qualität der Verpflegung ist oft das Element, das Gästen am längsten in Erinnerung bleibt. Hier spielen logistische Faktoren eine entscheidende Rolle:
- Catering-FlächenGibt es eine Vorbereitungsküche oder ausreichend diskreten Platz für den Service?
- SchnittstellenWie einfach gestaltet sich die Anlieferung? Gibt es Lastenaufzüge oder ebenerdige Zugänge für das Equipment?
- ÜbernachtungBefinden sich Business-Hotels in unmittelbarer Nähe (max. 10–15 Minuten Fahrzeit)? Für überregionale Gäste und mehrtägige Events essenziell.
Fazit – die Auswahl-Matrix: Um verschiedene Locations objektiv zu vergleichen, empfiehlt sich eine Matrix, in der die oben genannten Punkte mit einer Gewichtung von 1 bis 10 bewertet werden. So wird die Entscheidung von einer rein emotionalen Wahrnehmung auf eine sachliche Ebene gehoben.
So finden Sie die passende Eventlocation
- 01Anforderungsprofil
Zielgruppe, Format und gewünschte Atmosphäre klar definieren.
- 02Longlist & Besichtigung
Vorauswahl treffen und Locations vor Ort mit Checkliste prüfen.
- 03Bewertungs-Matrix
Kriterien gewichten und objektiv vergleichen statt aus dem Bauch entscheiden.
- 04Full-Service-Setup
Location, Technik und Catering aus einer Hand orchestrieren.
Impressionen aus unserer Location
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