Leitfaden zur Auswahl der passenden Eventlocation: Worauf Planer achten müssen

Die Wahl der Location ist eine der weitreichendsten Entscheidungen bei der Veranstaltungsplanung. Sie bestimmt nicht nur die Logistik und das Budget, sondern maßgeblich auch die Wahrnehmung der Gäste und die Atmosphäre des gesamten Tages. Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, sollten Planer die folgenden fünf Kernkriterien systematisch prüfen.

1. Zweck und Zielsetzung der Veranstaltung

Bevor eine Besichtigung stattfindet, muss das Anforderungsprofil definiert sein. Eine Location, die für eine festliche Gala perfekt ist, kann für einen agilen Workshop ungeeignet sein.

• Atmosphäre: Passt der Stil (z. B. Industrial Look, modernes Loft oder klassischer Konferenzraum) zur Corporate Identity oder dem Thema des Events?
• Flexibilität: Lassen sich die Räume modular nutzen? Gibt es Möglichkeiten für „Breakout-Sessions“ (kleinere Gruppenarbeiten) abseits des Hauptraums?

2. Kapazität und Raumaufteilung

Die reine Quadratmeterzahl ist oft trügerisch. Entscheidend ist die nutzbare Fläche in Abhängigkeit von der Bestuhlungsform.

• Bestuhlungsarten: Ein Raum, der 100 Personen in Theaterbestuhlung fasst, bietet bei einer parlamentarischen Bestuhlung (mit Tischen) oft nur Platz für 40 bis 50 Personen.
• Laufwege: Planen Sie ausreichend Platz für Buffet-Stationen, Technik-Pulte und Laufwege ein, damit keine Engpässe entstehen.

3. Erreichbarkeit, Lage und Infrastruktur

Besonders in Ballungsräumen wie dem Rhein-Main-Gebiet ist die geografische Lage ein kritischer Erfolgsfaktor.

• Verkehrsanbindung: Wie ist die Erreichbarkeit mit dem ÖPNV und über die Autobahnen? Eine Lage an Verkehrsknotenpunkten außerhalb des direkten Stadtkerns kann oft die Anreisezeit verkürzen, da die Stauanfälligkeit der Innenstädte umgangen wird.
• Parksituation: Stehen ausreichend Parkplätze zur Verfügung oder gibt es Kooperationen mit nahegelegenen Parkhäusern?
• Barrierefreiheit: Sind alle Ebenen, Sanitäreinrichtungen und Außenbereiche für alle Gäste problemlos zugänglich?

4. Technische Ausstattung und Konnektivität

In der modernen Eventplanung ist die Technik kein Extra mehr, sondern Grundvoraussetzung.

• Digitale Infrastruktur: Ist eine ausreichende Internet-Bandbreite (Glasfaser) vorhanden, um Live-Streaming oder hybride Event-Formate ohne Verzögerung zu realisieren?
• Festinstallationen: Verfügt die Location über installierte Beamer, Leinwände und eine professionelle Beschallungsanlage? Fest installierte Technik reduziert die Aufbauzeiten und die Fehlerquote durch externe Miet-Infrastruktur.

5. Logistik und Catering-Anbindung

Die Qualität der Verpflegung ist oft das Element, das Gästen am längsten in Erinnerung bleibt. Hier spielen logistische Faktoren eine Rolle:

• Catering-Flächen: Gibt es eine Vorbereitungsküche oder ausreichend diskreten Platz für den Service?
• Schnittstellen: Wie einfach gestaltet sich die Anlieferung? Gibt es Lastenaufzüge oder ebenerdige Zugänge für das Equipment?
• Übernachtung: Befinden sich Business-Hotels in unmittelbarer Nähe oder in kurzer Distanz (max. 10–15 Minuten Fahrzeit)? Dies ist besonders für überregionale Gäste und mehrtägige Veranstaltungen essenziell.

Zusammenfassung: Die Auswahl-Matrix

Um verschiedene Locations objektiv vergleichen zu können, empfiehlt sich die Erstellung einer Matrix, in der die oben genannten Punkte mit einer Gewichtung von 1 bis 10 bewertet werden. So wird die Entscheidung von einer rein emotionalen Wahrnehmung auf eine sachliche Ebene gehoben.